Tus datos de salud,
bajo tu control.

1. Quiénes somos y cómo se distribuye la app

SANEO S.A.S., NIT 901718117-4, con domicilio en Medellín, Antioquia, y dirección en Calle 26 #38-26, oficina 635, es la entidad que opera la plataforma Saneo y es responsable de los datos de cuenta, seguridad, soporte y operación propia descritos en esta política. Puedes contactarnos en contacto@saneo.com.co o en el teléfono +57 321 867 4222.

2. El papel de tu clínica y de Saneo

Cuando una clínica usa Saneo para prestar servicios de salud o bienestar, la clínica determina qué información clínica necesita, para qué la usa y durante cuánto tiempo debe conservarla. En ese contexto, la clínica actúa normalmente como responsable del tratamiento y SANEO S.A.S. como encargado, siguiendo sus instrucciones y las obligaciones contractuales y legales aplicables. La clínica concreta se identifica dentro de la app o en los avisos y consentimientos que te presenta.

SANEO S.A.S. actúa como responsable respecto de la creación y seguridad de cuentas, soporte, prevención de fraude, telemetría técnica necesaria y administración de la plataforma.

3. A quiénes aplica

Saneo Staff es una herramienta de trabajo para profesionales de salud y bienestar, personal de las clínicas y administradores con una cuenta habilitada por su organización. Los pacientes no usan esta aplicación. Sus datos pueden aparecer en ella únicamente cuando un miembro autorizado del equipo necesita atenderlos u operar la clínica, bajo las instrucciones y autorizaciones de la clínica responsable.

4. Información que podemos tratar

Cuenta, identidad y contacto

Nombre, documento de identidad, fecha de nacimiento, datos de contacto, credenciales, rol, clínica asociada y datos de representantes o tutores cuando corresponda.

Atención, salud y bienestar

Citas, servicios, antecedentes, alergias, condiciones, notas clínicas, diagnósticos, recetas, signos vitales, evolución, consentimientos, firmas, archivos, fotografías, documentos PDF, grabaciones o transcripciones que el usuario o la clínica decidan incorporar. Estos son datos sensibles y reciben protección reforzada.

Operación y comunicaciones

Preferencias, mensajes, recordatorios, tokens de notificaciones, eventos de calendario, registros de acceso, búsquedas realizadas dentro de la app, dispositivo, versión de la app, navegación funcional, fallos, rendimiento y señales de seguridad.

Pagos y compras

Productos o servicios adquiridos, monto, moneda, estado, referencia y comprobantes. Saneo no solicita ni almacena directamente el número completo de una tarjeta; el pago puede ser procesado en los canales seguros del proveedor habilitado por la clínica.

5. Permisos del dispositivo

La app solicita permisos únicamente cuando una función los necesita. Puedes negarlos o revocarlos desde el sistema operativo, aunque la función relacionada podría dejar de estar disponible.

• Micrófono: dictado para Sano y grabación de consultas iniciada por el profesional, con la autorización clínica correspondiente.
• Notificaciones: avisos de citas, mensajes, seguridad y operación.
• Salud del dispositivo: la versión actual no lee ni escribe información de Apple HealthKit.

6. Para qué usamos la información

Usamos la información para autenticarte; prestar y coordinar los servicios solicitados; administrar citas, documentos, consentimientos, pagos y comunicaciones; sincronizar integraciones activadas; brindar soporte; proteger cuentas; detectar errores o fraude; cumplir obligaciones clínicas, fiscales y legales; y mantener trazabilidad y continuidad del servicio.

Los datos sensibles se tratan con autorización explícita o bajo las demás bases permitidas por la ley. No estás obligado a autorizar usos opcionales y puedes revocar permisos desde tu dispositivo.

Las promociones propias de una clínica o de SANEO, cuando estén habilitadas, son opcionales. Puedes retirar esa autorización o desactivar el canal correspondiente sin perder acceso a las funciones clínicas esenciales.

7. Inteligencia artificial, voz y autorización

Sano no envía contenido a un proveedor de inteligencia artificial hasta que el usuario de Saneo Staff acepta una autorización previa, explícita, versionada y revocable. Para el asistente de texto, Anthropic (Claude) puede procesar el texto que escribe el usuario y el contexto operativo estrictamente necesario para responder o preparar una propuesta. Para el dictado o la transcripción de voz, OpenAI puede procesar el audio iniciado por el usuario y su transcripción. Cuando una clínica habilita la grabación de una consulta, el profesional debe contar además con la autorización clínica aplicable antes de iniciar la captura.

El usuario puede revocar la autorización de Sano desde la app. La revocación impide nuevos envíos; no altera registros que deban conservarse por seguridad, auditoría o una obligación legal. La inteligencia artificial no sustituye el criterio clínico y sus resultados deben ser revisados por una persona competente cuando afecten la atención.

8. Proveedores e integraciones

Podemos transmitir información limitada a proveedores que prestan infraestructura, autenticación, almacenamiento, notificaciones, diagnóstico técnico, inteligencia artificial, calendario, interoperabilidad y pagos. Según las funciones activadas, estos pueden incluir Supabase (autenticación, base de datos y almacenamiento), Expo (actualizaciones y notificaciones), Apple y Google (inicio de sesión e integraciones autorizadas, incluido Google Calendar), Sentry (fallos, rendimiento e interacción técnica), Anthropic y OpenAI (funciones de IA descritas en la sección 7), Meta o Twilio (mensajería de WhatsApp cuando la clínica la habilita), SaludTools y Wompi. Cada proveedor recibe únicamente la información necesaria para su finalidad y está sujeto a condiciones de seguridad, confidencialidad y tratamiento que exigen una protección igual o equivalente a la descrita en esta política.

Algunos proveedores pueden procesar información fuera de Colombia. En esos casos aplicamos los instrumentos contractuales y las reglas sobre transmisión o transferencia internacional que correspondan. No vendemos datos personales ni los utilizamos para publicidad comportamental de terceros.

9. Conservación

Conservamos cada categoría solo durante el tiempo necesario para su finalidad y para cumplir obligaciones legales o contractuales. En Colombia, la historia clínica debe conservarse como mínimo quince (15) años contados desde la fecha de la última atención: cinco (5) años en archivo de gestión y diez (10) años en archivo central, salvo que una norma, investigación, reclamación o condición especial exija un plazo mayor o conservación permanente. Los consentimientos, comprobantes fiscales, registros de seguridad y auditoría se conservan durante sus respectivos plazos legales.

El audio crudo usado para transcribir una consulta se elimina del almacenamiento operativo después de completar correctamente la transcripción. Si el procesamiento o la eliminación inmediata fallan, un control automático lo retira dentro de la ventana de limpieza de cuarenta y ocho (48) horas. La transcripción o nota clínica aprobada puede formar parte de la historia clínica y queda sujeta al plazo anterior. Cuando termina la finalidad y no existe obligación de conservación, eliminamos o anonimizamos la información de forma segura, incluyendo los ciclos razonables de respaldo.

10. Seguridad

Aplicamos controles de acceso por organización, cifrado en tránsito, registros de auditoría, copias de respaldo y medidas de prevención, detección y respuesta. Ningún sistema es infalible; si identificamos un incidente que pueda afectar tus derechos, actuaremos y notificaremos conforme a la ley.

11. Tus derechos

Puedes conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de tus datos; pedir prueba de autorización; conocer el uso realizado; revocar la autorización cuando proceda; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Para información clínica, también puedes dirigirte a la clínica responsable.

Envía tu solicitud a contacto@saneo.com.co, indicando tu nombre, la clínica relacionada, el derecho que deseas ejercer y un medio para recibir respuesta. Podemos pedir información razonable para comprobar tu identidad. Las consultas se responden dentro de diez (10) días hábiles y los reclamos dentro de quince (15) días hábiles, con las prórrogas legalmente permitidas.

12. Eliminación de cuenta

Puedes solicitar la eliminación de tu cuenta y de los datos que no debamos conservar legalmente desde nuestra página de eliminación de cuenta o mediante los controles disponibles en la app. Antes de eliminar, explicaremos qué información debe conservar la clínica o SANEO por obligaciones clínicas, fiscales, de seguridad o auditoría.

13. Menores y representantes

Cuando el titular sea menor de edad o requiera representación, la clínica debe obtener las autorizaciones del representante y respetar el interés superior del menor. La app no está dirigida a menores para que creen cuentas autónomas sin la intervención requerida.

14. Cambios

Podemos actualizar esta política cuando cambien la app, los proveedores o la regulación. Publicaremos la fecha y versión vigentes y solicitaremos una nueva autorización cuando un cambio lo requiera.